EDI Electronic Data Interchange nach dem EDIFACT Standard

EDI ist die Abkürzung für Electronic Data Interchange. Es umfasst den Austausch von strukturierten Geschäftsinformationen zwischen Geschäftspartnern auf eine standardisierte und organisierte Art, bei der moderne Kommunikationsmethoden verwendet werden. EDIFACT hat sich als einziger branchenübergreifender und globaler Standard herausgebildet. Das Einsatzgebiet ist weltweit und für alle Arten der kommerziellen und nicht kommerziellen Aktivitäten, wobei die Partner eine Anzahl von verschiedenen EDI-Nachrichtentypen aus dem EDIFACT Standard verwenden.

Die Vorteile von EDI

Die Möglichkeit der schnellen Übertragung der Daten von einem PC auf den nächsten ist wohl der Hauptvorteil von EDI. Denn dadurch kann die Steuerung von Geschäftsprozessen in hohem Maß effizienter gestaltet werden. Ebenfalls kann bei der Datenaufbereitung- und -eingabe, sowie bei deren Kontrolle erhebliche Zeit eingespart werden, da EDI die Möglichkeit bietet, dass bei dem Empfang von Informationen die Daten automatisch direkt in Anwendungen eingespeist werden können. Damit einhergehend werden Fehler bei der manuellen Eingabe vermieden. Die Integrität dieser Funktion wird durch die direkte Übertragung von einer Anwendung zur anderen gesichert. Die übertragenen Daten müssen nicht mehr von einem Benutzer gelesen werden, sondern sind direkt an eine Anwendung gerichtet. Dadurch können sie auf den dynamischen Anteil in codierter Form reduziert werden.

Die Funktionsweise

Für die Prozessausführung von EDI Electronic Data Interchange werden verschiedene Elemente benötigt. Zuerst einmal übersetzt das Translation Tool, also der Konverter, die zu sendenden Dateien, die durch die Anwendung (Application) gesendet werden, in das EDIFACT Standard-Format. Die erforderlichen Service-Segmente und Qualifier werden hinzugefügt. Diese werden für die Sicherung eines reibungslosen Datenaustausches benötigt. Der Konverter überprüft die Syntax der ankommenden Daten und übersetzt dann das EDIFACT Standardformat in ein hauseigenes (inhouse) Format. Diese sind entweder ausgehend, kommen also von einer internen Anwendung, oder sie sind eingehend und werden dementsprechend in eine betriebsinterne Anwendung eingespeist. Eine Datei, die mit einem Partner ausgetauscht wird, wird im Stream Format weitergeleitet. Dem gegenüber steht das Inhouse-Format, bei welchem eine Datei durch eine betriebsinterne Anwendung verarbeitet wird.

Die EDIFACT Syntax

Wie in jeder Sprache sind auch hier die Grundsätze des Wortschatzes und der Grammatik festgelegt worden. Eine universelle Sprache ist auch für EDI notwendig, damit eine Gesamtoptimierung erreicht werden kann. Die Syntax von EDIFACT ist der Grammatik ähnlich. Sie besitzt zwei Zwecke:

Erstens, damit die standardisierte Struktur der Daten gesichert wird, muss die Beziehung zwischen den Datenelementen definiert sein. Der zweite Zweck umfasst die Organisation des Austausches. Wichtig ist dies, damit der Rechner die Übertragungsdateien erkennen und betreuen kann. In der EDIFACT-Syntax sind Regeln enthalten, die unabhängig von der angewendeten Soft- und Hardware, alle Nachrichten, die zwischen den Kommunikationspartnern ausgetauscht werden, einheitlich strukturieren können.

EDI als Herausforderung

Die Voraussetzungen der jeweiligen Partner ist Grundlage für eine erfolgreiche Realisierung von EDI. Da sich diese jedoch sehr unterscheiden können, bleibt die Umsetzung immer ein Projekt. Da es besonders zwischen den einzelnen Ländern große Unterschiede im Bereich EDI gibt, ist ein Projektmanagement erforderlich. Doch gerade das wird in der Praxis häufig unterschätzt und führt so zu langen Projektlaufzeiten, Budgetüberschreitungen und damit einhergehend zu Frustration bei allen Beteiligten. Aus diesem Grund sind gerade im Vorfeld organisatorische Absprachen zwischen den Partner erforderlich.

Auch die erforderlichen Stammdaten sind ein nicht zu unterschätzender Aspekt. Wenn Geschäftsprozesse manuell bearbeitet werden, haben die Sachbearbeiter eine Fülle an Informationen über den Geschäftspartner im Kopf. Die allerdings sind in den häufigsten Fällen nicht vollständig im Anwendungssystem eingetragen und fehlen dann selbstverständlich bei der Automation über EDI. Da in diesem System keine Rückfragen möglich sind und damit diese automatischen Prozesse reibungslos ablaufen kann, müssen vorab alle Daten harmonisiert werden. Der Stammdatenpool SINFOS bietet als ECR-Tool eine Hilfe bei der Harmonisierung der Stammdaten. Das Angebot dieses Pools umfasst einen multilateralen Austausch der Stammdaten zwischen Lieferant und Händler, genauso wie umfangreiche Validierungsinstrumente.